4 основных этапа реинжиниринга бизнес-процессов

Положительные и отрицательные стороны реинжиниринга

Основными положительными моментами методологии можно считать следующие:

  • Единовременное начало изменений различных бизнес-процессов;
  • Возможность выбирать степень охвата при применении;
  • Относительно короткое время реализации;
  • Значительный экономический эффект;
  • Командный подход при развертывании методики;
  • Сокращение уровней иерархии в компании;
  • Применение процессного подхода.

Главными отрицательными сторонами реинжиниринга являются:

  • Радикальность проводимых изменений;
  • Очень высокая вероятность потерпеть неудачу;
  • Необходимость применения сложных пакетов программного обеспечения;
  • Высокая стоимость консалтинговых услуг;
  • Упор на то, что неэффективность компании заключается только в нерациональных процессах;
  • Возможность возникновения массовых увольнений персонала, как результат оптимизации.

2.10 Организация точек контроля

Точка контроля эта работа целью, которой является контроль соответствия
результатов определенной работы в бизнес-процессе сформулированным требованиям
к ее результату. В случае обнаружения несоответствия организуется обратная
связь, в рамках которой результат должен быть переделан.

Существует два типа точек контроля: последовательно-внедренные и
параллельно-внедренные в процесс.

Последовательно-внедренные в процесс точки контроля:

Точки контроля могут быть внедрены бизнес-процесс прямым образом и тогда
процесс дальше точки контроля не пойдет, если результат будет выполнен не
качественно.

Параллельно-внедренные в процесс точки контроля:

Второй тип точек контроля это параллельно-внедренные Они внедряются
параллельно с процессом и контролируют его выполнение за определенный период
времени, либо осуществляют периодический контроль. В данном случае точка
контроля не препятствует свободному ходу течения процесса, но она фиксирует статистическую
информацию о его показателях процесса и возникающих несоответствиях. Данная
информация анализируется, и по истечении установленного промежутка времени в
процесс вносятся корректировки. Это и есть обратная связь, которая срабатывает,
не после каждой неправильной итерации процесса, а по результатам
статистического анализа многих итераций.

Схема 4. Организация точек контроля.

Start Your Business Process Reengineering Project With Minit!

Business Process Reengineering is a big step towards Operational Excellence. It favors drastic change over incremental and challenges you to step back, rethink how the process really works, and ask:

  1. Which steps are superficial and which steps are fundamental?
  2. Where is value really added and how can we be sure a proposed change is the right change?

These are all valid questions, and sometimes fears, that come along with undergoing Business Process Reengineering. Minit has created a solution for mitigating the risks associated with BPR — Process Mining combined with Process Simulation.

We make it possible to deliver a BPR project supported by real data. Your data + our system = data-driven process reengineering.

Смена акцентов

Решение проблемы — в смене основных принципов организации компаний и в переходе к ориентации не на функции, а на процессы. Из всех концепций менеджмента, основанных на процессах, BPR рассматривается как наиболее эффективная, революционность которой, по мнению М. Хаммера, обусловлена современным состоянием информационных технологий. Например, фирма IBM Credit сумела сократить срок рассмотрения заявок на получение кредитов с одной недели до нескольких часов за счет создания специализированной информационной системы. Завод Сатурн компании «Дженерал Моторс» открыл свою базу данных поставщикам. Это позволило исключить фазу отправки официальных заказов на детали — теперь поставщики сами подвозят необходимые компоненты в запланированные сроки, поскольку им уже известны потребности производства и график работ завода. В результате удалось избавиться от трудоемкой переписки и сократить втрое число сотрудников в отделе закупки деталей. В этом году Unisys Corp. завершила полугодовой проект по реинжинирингу в Отделе Транспорта. При стоимости проекта 746 тыс. долл. ожидаемый эффект от экономии составляет2 млн. долл. ежегодно.

Каким же может быть вклад информационных технологий в организацию деятельности компании? Очевидный ответ — это автоматизация бизнес-процессов (БПА), в оригинале — business process automation. Но автоматизация приводит лишь к ускорению существующих процессов, которое не может, в подавляющем большинстве случаев, привести к тому многократному улучшению эффективности, которое предусматривает подлинный реинжиниринг. На самом деле можно выделить два способа влияния ИТ на деятельность организаций:

  • применение методов ИТ для анализа и конструирования бизнес-процессов, например, объектно-ориентированное моделирование;
  • появление новых бизнес-процессов, позволивших коренным образом изменить базовые правила работы организаций (табл. 1).

Таблица 1. Влияние информационных технологий на переход к новым правилам работы компаний.

Прежнее правило Технология Новое правило
Информация может появляться в одно время в одном месте Распределенные базы данных Информация может появляться одновременно в тех местах, где она необходима
Сложную работу могут выполнять только эксперты Экспертные системы Работу эксперта может выполнять специалист по общим вопросам
Необходимо выбирать между централизацией и децентрализацией бизнеса Телекоммуникационные сети Бизнес может пользоваться преимуществами централизации и децентрализации одновременно
Все решения принимают менеджеры Средства поддержки решений (доступ к базе данных, средства моделирования и т.д.) Принятие решений становится частью работы каждого сотрудника(иерархическое принятие решений)
Для получения, хранения, поиска и передачи информации требуется офис Беспроводная связь и переносимые компьютеры Сотрудники могут посылать и получать информацию из того места, где они находятся
Лучший контакт с потенциальным покупателем — личный контакт Интерактивный видеодиск Лучший контакт с потенциальными покупателем — эффективный контакт
Чтобы найти некоторый объект необходимо знать, где он находится Автоматическое индексирование и отслеживание Объекты сами информируют о своем местонахождении
Планы работ пересматриваются и корректируются периодически Высокопроизводительные компьютеры Планы пересматриваются и корректируются оперативно, по мере необходимости

Принципы формирования бизнес-процессов

Бизнес-процессы, внедряемые на предприятии, могут быть самыми разными. Однако у них есть общие характеристики. Рассмотрим принципы, на основании которых формируются любые процессы:

  1. Интегрирование процессов и горизонтальное сжатие. Предполагает формирование процессов таким образом, чтобы исполнять работу могло минимальное количество специалистов (в идеале – один сотрудник). Обеспечивает возможность уменьшить число сотрудников на предприятии, а также ускорить работу. Важнейший элемент также – это сокращение числа ошибок. Чем меньше ошибок, тем меньше нужно сотрудников для их исправления.
  2. Децентрализация ответственности. Часть ответственности делегируется сотрудникам. Это делает рутинную работу более творческой, повышает скорость деятельности на предприятии.
  3. Логика реализации. Традиционный порядок – линейное (последовательное) исполнение работ. Усовершенствованный порядок – параллельное решение задач. Это позволяет сэкономить время.
  4. Диверсификация деловых процессов. Традиционные бизнес-процессы отличаются повышенной сложностью и детализацией. Реинжиниринг позволяет решить эту проблему.
  5. Формирование разных типов бизнес-процессов. Современный рынок постоянно меняется. В подобных условиях нужно предусмотреть различные деловые процессы.
  6. Рационализация управления. Постоянные проверки и затраты на управленческие процессы – все это тормозит развитие компании, поглощает ресурсы и не приносит материальной прибыли. По этой причине число проверок сокращается.
  7. Изменение порядка решения задач. Постоянные согласования решений также тормозят деловые процессы и не приносят прибыли. По этой причине они сводятся к минимуму.
  8. Использование преимуществ централизации. Элементы централизации сохраняются за счет инструментов ИТ, которые обеспечивают автономную деятельность при использовании централизованных данных.

Преобразование обеспечивает внедрение современных деловых процессов при сохранении преимуществ традиционного уклона.

Результаты

Для того, чтобы добиться значимых новых достижений, необходимо полная трансформация фирмы. Среди существенных результатов, в результате таких преобразований, можно выделить:

  • Сокращение издержек путем упрощения работы без снижения количества выполняемых задач или увольнения сотрудников.

  • Существенное уменьшение временных затрат на выполнение поставленных задач. Это является следствием оптимизации в ходе проведения изменений и выявления ненужных звеньев в разных видах деятельности организации.

  • Рост вовлеченности сотрудников в работу компании за счет понятной структуры и распределению обязанностей.

  • Business process management, который лежит в основе преобразований, предусматривает рост эффективности предприятия. Этому способствует своевременное выявление продуктивных и устаревших методов ведения работы.

  • Полномасштабный рост компании, который предусматривает в том числе и развитие отрасли.

Примеры применения реинжиниринга

Для наглядности можно привести несколько примеров успешного проведения реинжиниринга отдельными компаниями.

Пример 1. В начале 1980 года американская фирма «Ford Motors» испытывала большие трудности. Причем основная проблема заключалась в раздутом штате сотрудников, оплата труда которых составляла большую статью расходов для предприятия.

Руководство «Ford Motors» приняло решение произвести реинжиниринг, в ходе которого был кардинально изменен порядок функционирования отдела по работе с поставщиками. Была внедрена система, не предполагающая выставление счетов при расчетах с поставщиками. Такое новшество позволило сократить численность персонала с 500 до 125 человек.

Пример 2. Опыт проведения реинжиниринга также есть и у компании «Kodak», основная проблема которой заключалась в чрезмерно продолжительном производственном цикле.

В результате преобразований было запущено параллельное изготовление отдельных деталей изделия, а также было внедрено компьютерное моделирование, позволяющее выбрать более бюджетную модель для сборки.

Итогом реинжиниринга в «Kodak» стало сокращение производственного цикла с 70 до 38 недель, а также уменьшение стоимости конечного продукта на 25%.

Таким образом, следует отметить, что реинжиниринг является весьма эффективным инструментом для вывода организации из кризисного состояния, а также существенного улучшения текущего положения дел.

Однако для того чтобы преобразования были эффективны следует предварительно все правильно просчитать и оценить

При этом обязательно следует принять во внимание основные факторы успеха реинжиниринга — стремительность, мотивация, четко обозначенные цели и задачи.

Для каких организаций актуален реинжиниринг

Как уже упоминалось, реинжиниринг отличается высокими рисками, поэтому он практикуется не так часто. Перед проведением преобразований нужно проанализировать, действительно ли они так необходимы. Рассмотрим случаи, когда реинжиниринг необходим:

  • Организации, проигрывающие конкурентную борьбу. Компания может утратить конкурентоспособность из-за относительно высоких цен на товар и низкого качества. Если фирма ничего не предпримет в данном случае, она будет разорена.
  • Организации, в деятельности которой намечаются проблемы. К примеру, на рынке возник новый конкурент, изменилась ЦА, изменился экономический контекст.
  • Компания, у которых нет никаких трудностей, которая желает захватить еще большую долю рынка. Как правило, это фирмы-лидеры, ведущие агрессивную маркетинговую политику.

К СВЕДЕНИЮ! Перед проведением реинжиниринга нужно проанализировать, имеются ли у компании необходимые ресурсы для преобразования.

2.11 Бездефектность работы

Существуют два стиля выполнения работы. Первый стиль работы, который
встречается чаще, устроен следующим образом: Люди работают усердно, делают
ошибки и потом их исправляют. После чего это непрерывно повторяется. Такой
стиль или такую концепцию работы называют «Работа в режиме решения возникших
проблем» или «Тушение пожара». То есть пожар случился, а мы его потом тушим. В
технологиях постоянного совершенствования заложена другая концепция работы,
называемая бездефектностью. Согласно этой концепции стиль любой работы,
осуществляемой в организации должен быть следующим: Усердно работаем, думаем и
улучшаем, предотвращаем. Данную концепцию работы еще называют так: «Работа в
режиме предотвращения». Практика также показала, что суммарные затраты на
осуществление работ по предотвращению дефектов меньше затрат по их устранению и
применение принципа бездефектности позволяет снизить издержки организации.
Поэтому при внедрении постоянного совершенствования стиль выполнения работы
смещается с тушения пожаров на их предотвращение. Девизом нового стиля работы
является: Делай все правильно с первого раза, вовремя, всегда! Принцип
бездефектности часто используется при оптимизации бизнес-процессов, и он
является одним из основных оптимизационных методов под названием «Метод
причинно-следственных связей или бездефектности работы».

В нашем бизнес-процессе «Обслуживание клиентов» самым важным изменением,
является изменения схемы обработки запроса клиента. Перед экспертами,
принимающими звонки клиентов, поставлена задача не менее 80% проблем
диагностировать по телефону, чтобы техник был у клиента уже с нужной деталью. В
результате проведенных изменений подавляющее большинство проблем станет
решаться после первого звонка клиента.

Концепция «реинжиниринга бизнеса»

Реинжиниринг бизнеса — это набор приемов и методов, которые компания использует для формирования бизнеса в соответствии со своими целями.

Реинжиниринг — это фундаментальное переосмысление и перепроектирование бизнес-процессов для достижения значительных, разрушительных улучшений в ключевых показателях бизнеса, таких как стоимость, качество, обслуживание и скорость (термин «реинжиниринг» ввел М. Хаммер).

В этом определении есть четыре ключевых слова, «фундаментальный», «радикальный», «резкий (прерывистый)» и «процесс» (самое важное слово). Фундаментальный

На начальных этапах реинжиниринга необходимо ответить на следующие фундаментальные вопросы:

Фундаментальный. На начальных этапах реинжиниринга необходимо ответить на следующие фундаментальные вопросы:

  • Почему компания делает то, что делает;
  • Почему компания делает это таким образом;
  • кем хочет стать компания.

Отвечая на эти вопросы, эксперты должны пересмотреть существующие (часто неписаные) правила и нормы, которые часто оказываются устаревшими, несовершенными или неуместными.

Радикал. Радикальный редизайн — это изменение всей существующей системы, а не просто поверхностные преобразования, т.е. радикальный редизайн предлагает совершенно новые способы выполнения работы.

Резкий (скачками). Реинжиниринг не используется, когда необходимо улучшить или увеличить показатели деятельности компании на 10-100% и применяются более традиционные методы (от зажигательных речей перед сотрудниками до программ повышения качества), не связанные со значительным риском. Реинжиниринг полезен только тогда, когда необходимо добиться резкого (скачкообразного) улучшения работы компании (500-1000% и более) путем замены старых методов управления на новые.

Существует три типа компаний, для которых реинжиниринг необходим и полезен:

  1. Компании, которые находятся на грани краха, потому что их цены намного выше и/или качество (услуг) намного ниже, чем у конкурентов. Если эти компании не примут решительных мер, они неизбежно обанкротятся;
  2. Компании, которые в настоящее время не испытывают трудностей, но предвидят неизбежное возникновение трудноразрешимых проблем, связанных, например, с появлением новых конкурентов, изменением требований клиентов, изменениями в экономической среде и так далее;
  3. Компании не имеют проблем сейчас и не прогнозируют их в обозримом будущем. Это ведущие компании, которые проводят агрессивную маркетинговую политику, не удовлетворены хорошим текущим состоянием и хотят достичь лучшего с помощью реинжиниринга.

Таким образом, цели реинжиниринга схожи с целями инноваций: освоение инноваций для обеспечения конкурентоспособности продукта и, в конечном счете, выживания компании.

Ключевое слово «процесс», как мы уже говорили, является самым важным в определении понятия «реинжиниринг».

Бизнес-процесс — это серия «внутренних шагов» компании, которые завершаются созданием продукта, желаемого клиентом. Цель любого бизнес-процесса — предоставить клиенту продукт (услугу), удовлетворяющий его по стоимости, обслуживанию и качеству.

Таким образом, бизнес-процесс — это действие, направленное на достижение бизнес-цели. В этом случае эффективность бизнес-процесса оптимизируется за счет его организации на основе упорядочения горизонтальных связей в структуре управления компанией.

Суть и взаимосвязь понятий реинжиниринг и бизнес-процессы

Приступая к изучению темы, дадим определения, что такое реинжиниринг, а что есть бизнес-процессы, с которыми он работает.

Реинжиниринг – методология глубокого анализа и последующего кардинального реформирования бизнес-процессов предприятия с целью принципиального улучшения основных экономических показателей бизнеса.

Эти показатели связаны со всеми основными глобальными бизнес-процессами предприятия: разработкой продукции/услуги, ее производством, предпродажным, послепродажным обслуживанием.

Методика затрагивает такие показатели, как себестоимость, цена, прибыль, различные виды расходов, качество, производительность труда, размер требуемых собственных и заемных средств предприятия и другие.

Бизнес-процесс предприятия – совокупность процедур, работ, методов и принципов, призванных  обеспечить успешную организацию, течение и завершение мероприятий по планированию, производству, оценке и контролю производимой услуги или товара на предприятии.

По каким правилам проводится реинжиниринг бизнес-процессов в предпринимательской деятельности – смотрите тут:

https://www.youtube.com/watch?v=KSAzb4VaAwY

Разновидности бизнес-процессов

Специалисты определили три вида бизнес-процессов:

  • Процессы, влияющие на управление – контроль выживаемости и работоспособности бизнеса (примеры: планирование и администрирование);
  • Процессы, определяющие операционную деятельность – управление непосредственно производством (пример: производство и продажа услуг, товара);
  • Процессы, необходимые для поддержания и нормального, непрерывного функционирования компании (бухучет, ремонтная служба, техническая поддержка).

Что такое трудовая субординация на работе и кто должен соблюдать ее правила вы узнаете тут.

Цели процедуры реинжиниринга

Приступая к применению любой системы реорганизации бизнеса, компания должна четко ответить для себя на 4 фундаментальных вопроса:

  • По каким причинам предприятие производит именно этот продукт, а не какой-то иной (в какой нише рынка, с какими конкурентами);
  • Почему фирма делает это именно так (технология);
  • Куда хочет стремиться бизнес, каким он хочет стать (видение);
  • Каким образом компания собирается оказаться там, куда стремится попасть (выбор методологии развития бизнеса).

Отвечая на четвертый вопрос, важно помнить, что среди множества существующих и успешно применяемых на рынке методологий (Теория ограничения систем, кайдзен, бережливое производство, Total Quality Management и других) методология реинжиниринга бизнес-процессов наиболее оптимальна.

Однако она оптимальная только в случаях если:

  • Бизнес находится на грани банкротства, гибели;
  • Предприятие не удовлетворено имеющейся у него долей рынка и готово вести агрессивное наступление на конкурентов;
  • Бизнес, “чувствующий себя хорошо”, предвидит наступление скорых, неизбежных и крупных проблем;
  • Компания хочет принципиально улучшить свои основные экономические показатели (на 200-1000%);
  • Предприятие желает провести улучшения в течение не более 1-2 лет;
  • Бизнес планирует кардинально переосмыслить существующую структуру предприятия, особенности бизнес-процессов.

Основные принципы реинжиниринга.

Объекты и субъекты программы

Объектами реинжиниринга являются бизнес-процессы предприятия. Данная методология подходит для переосмысления абсолютно любого офисного, производственного, вспомогательного процесса.

Субъектами реинжиниринга являются:

  • Высшее руководство компании (если не будет обеспечено его согласие, поддержка и активное вовлечение, успеха достичь не удастся);
  • Специалисты и руководители, чьи бизнес-процессы будут перестраиваться (без их решительного согласия и постоянного участия успешная реализация невозможна);
  • Специалисты-консультанты с опытом применения методологии (можно обойтись и без их участия, но, это чревато значительно большими сроками реализации, возрастанием количества проблем, неясностью целей и очень высокой вероятностью неудачи);
  • Программисты-эксперты в области разработки и реализации информационных систем и технологий.

Эксперты в области реинжиниринга выделяют два различных вида данной методологии:

  1. Радикальное реформирование бизнес-процессов компании. Целесообразен для компаний, находящихся на грани распада, банкротства, существенной потери конкурентоспособности.
  2. Поступательное, постепенное улучшение процессов. Часто применяется в случаях, когда благополучной компании грозят негативные перспективы на рынке (сокращение рынка, изменение вкусов и предпочтений потребителей).

Сущность реинжиниринга

М.Хаммер и Дж.Чампи в своей работе определяют реинжиниринг как «фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов компаний для достижения коренных улучшений в основных актуальных показателях их деятельности: стоимость, качество, услуги и темпы». Подчеркнем, что речь идет не о небольшом усовершенствовании бизнес-процессов компаний — на 10-100%- а о кардинальном повышении их эффективности, в десятки или даже в сотни раз. При этом реинжиниринг рассматривается как способ выживания современных компаний в условиях жесткой конкурентной борьбы на мировом рынке.

Необходимость реинжиниринга связывается с высокой динамичностью современного делового мира. Непрерывные и довольно существенные изменения в технологиях, рынках сбыта и потребностях клиентов стали обычным явлением, и компании, стремясь сохранить свою конкурентоспособность, вынуждены непрерывно перестраивать корпоративную стратегию и тактику. BPR, переосмыслив принципы Организации бизнес-процессов на основе разделения труда, предложенные А.Смитом в «Богатстве наций», показал, что они неадекватны современным условиям. Дело в том, что принцип разделения труда, послуживший основой успешному развитию бизнеса в течение последних двухсот лет (эффективная организация железных дорог в Северной Америке в 1820-х годах; конвейер Генри Форда; принципы организации управления большими компаниями Альфреда Слоуна, внедренные в Дженерал Моторс,и др.), исходит из предположения об относительной стабильности существующих технологий, а также постоянно растущем спросе на товары и услуги, при котором потребитель не имеет широкого выбора и довольствуется уже самим наличием продукции. Поэтому наиболее эффективной оказалась иерархическая пирамидальная структура компаний, организованных по функциональному признаку. Управление построено на административно-командных принципах. При этом клиентам отводится самый нижний уровень иерархии, где они представлены безликим «массовым потребителем». Однако с развитием современных технологий исчезла стабильность, а с ростом конкуренции — изменилась и роль потребителя. Соревнование между производителями привело к дроблению массового рынка на относительно небольшие ниши, где уже потребитель диктует свои условия производителям, а не наоборот.

Потребитель в наше время имеет существенно больший выбор не только товаров и услуг, но и технологий, например, он запросто может приобрести настольный издательский комплекс. В результате, производитель вынужден непрерывно приспосабливаться как к новым технологиям, так и к постоянно меняющимся запросам своих клиентов: изменение бизнес-процессов превращается в практику повседневной жизни компаний, а инерционность пирамидальной структуры становится тормозом на пути к их выживанию.

Заключение

Как научно-практическое направление BPR впервые появился в США и запять лет превратился в одну из ведущих и активно развивающихся отраслей информатики. Сегодня начинается продвижение консалтинговых услуг и инструментариев по BPR и на российский рынок. Применение мирового опыта построения Эффективных компаний представляет огромную ценность для нашей страны, проводящей глобальную экономическую реформу и активно внедряющейся в мировую экономическую систему

Первая отечественная практика применения BPR показала, что реинжиниринг не только необходим, но и возможен, однако для его успешного проведения важно использование обоснованных методологий и современных инструментальных средств, адекватных решаемым задачам

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector